Si no tienes trabajo y te encanta la administración, apuesta por un certificado de profesionalidad de operaciones auxiliares de servicios administrativos, para realizar las operaciones básicas que realiza un auxiliar.
Los profesionales de Tecno Inte explican que este certificado tiene como objetivo mejorar las posibilidades de inserción laboral, y que además es la puerta de entrada a un mercado laboral en el que el título abre muchas puertas.
Un auxiliar administrativo se encarga de las tareas de apoyo, para ayudar a mantener el correcto funcionamiento de una oficina o una administración.
Entre sus funciones se encuentran la de administrar datos, archivar documentos o cualquier tarea de apoyo. La administración es fundamental para que funcione una empresa, por eso es muy importante los profesionales que trabajan en este sector.
Después de realizar el certificado de profesionalidad, también puedes prepararte para las oposiciones, ya que el requisito que piden para las plazas de auxiliar es tener el Graduado Escolar.
«El 2023 será un buen año para opositar la Administración General del Estado. Será el ejercicio con más plazas convocadas hasta la fecha para trabajar en la administración pública», informa el diario El Mundo.
Funciones de un auxiliar administrativo
Las funciones principales de un auxiliar administrativo son las siguientes:
Atender llamadas
El auxiliar administrativo suele tener contacto con el cliente, sobre todo, a través de la recepción de las llamadas. Este profesional debe mantener una comunicación asertiva. Para desempeñar la mayoría de sus labores necesita el teléfono.
Atender visitas
Otra de las funciones de un auxiliar administrativo es la de atender visitas de los clientes, las personas que llegan a la empresa con los trabajadores o directores. Atiende a cualquier persona que quiera comunicarse con un empleado o necesite agendar una cita.
Gestionar documentos
También se encarga de gestionar los documentos que entren a su área, por lo que deberá clasificarlos y enviarlos a los departamentos correspondientes.
Si es necesario conseguir alguna firma o sello para los documentos, el auxiliar administrativo se hará cargo de obtenerlos. Tiene que archivar los documentos necesarios, para tenerlos localizados correctamente.
Clasificación y tramitación de expedientes
Deberá conocer todos los procedimientos administrativos.
Realizar tareas de contabilidad
Este profesional ayuda a todos los puestos de la administración de la empresa, es necesario que tenga conocimientos básicos de cálculo aplicado a la contabilidad, por ejemplo, crea y gestiona facturas, calcula impuestos, también gestiona los salarios del personal, etc. Es muy importante que le guste las matemáticas y los cálculos.
Ayudar en tareas básicas
Entre las tareas básicas se encuentran la de hacer fotocopias, administrar el correo electrónico, la correspondencia, atender al teléfono…
Gestionar la agenda
Lleva la organización de todas las actividades de la empresa, es decir, recopilar toda la información como reuniones, llamadas programadas, citas, eventos, etc.
Competencias
Para realizar las funciones de un auxiliar administrativo es necesario contar con las siguientes competencias.
-Mantenerse cordial y educado, sobre todo, cuando atiende a los clientes.
-Es muy importante la confidencialidad y la discreción, porque tiene acceso a la información de finanzas.
-Tener conocimientos de cálculo básico.
-Ser dinámico, proactivo y positivo.
-La puntualidad también es muy importante.
-Conseguir los objetivos y retos.
-Ser capaz de manejar el ordenador y los procesadores de texto.
-Debe ser organizado.
-Tratar a los compañeros y empleados con respeto.
-Tomar la iniciativa de todas sus funciones.
-Ser capaz de trabajar bajo presión.
-Plantearse metas, sobre todo, si la compañía tiene una cartera de clientes.
-Saber resolver los problemas que puedan surgir.
-Debe ser extrovertido y es fundamental que se relacione con los empleados de diferentes áreas.
-Ser capaz de gestionar todo el material de oficina.
-Tener disposición a aprender para crecer como profesional.
-Organizar los archivos.
-Guardar bajo confidencialidad los documentos.
-Utilizar los paquetes de oficina.
-Tener buena ortografía.
-Manejar idiomas, como el inglés o francés.
-Dar buen trato telefónico.
-Tener una buena imagen.
-Conocimientos sobre ofimática e informática.
-Buenas habilidades comunicativas.
¿Dónde puede trabajar un auxiliar administrativo?
Los auxiliares pueden trabajar en el ámbito público y en el privado. Están las oposiciones para ser auxiliar administrativo del Estado y de otras Administraciones.
También puedes trabajar como auxiliar para empresas privadas. Es una profesión con muchas salidas labores, tanto en el ámbito privado como en el público.
Auxiliar administrativo en salud
También puedes trabajar en la seguridad social y como auxiliar administrativo general en instituciones del sector salud.
Estos profesionales se encargan de las siguientes tareas:
-Realizar la facturación correspondiente a lo que es la prestación de servicios de salud.
-Orientar a los usuarios en lo relativo a los sistemas de seguridad social.
-Recibir a los usuarios de los servicios de salud.
-Ubicar a las personas no afiliadas para que sean atendidas directamente.
