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Características básicas de un software de gestión documental

Pese a que las características de un software de gestión de documentos pueden ser de lo más variados, es necesario buscar una serie de características básicas  cuando tengas que seleccionar el proveedor:

Capacidad para buscar

Existe mucho software de gestión de documentos que utiliza funciones potentes de búsqueda para que sirva de ayuda a los usuarios a que puedan encontrarse documentos y datos rápidamente. En este sentido hablamos de la búsqueda mediante la función de autocompletar, buscar texto completo o de apariencia familiar.

Check in / check out

Con él los empleados pueden abrir un documento y bloquear el archvo en cuestión para que nadie puede hacer cambios a la vez. Esto va a ser de gran ayuda para que se pueda garantizar que las ediciciones no se hagan en varios archivos, lo que va a crear mayor trabajo de cara al futuro.

Control de la versión

Al controlar la versión, lo que pasa es que se van guardando distintas versiones de los documentos, para que el usuario pueda volver a las sesiones anteriores en el caso de que sea preciso. Algo que será de utilidad si alguien se ha dado cuenta en el caso de que una sección importante de un archivo de Word se borre de manera accidental.

Registros de auditoría

En este sentido, un registro de auditoría es un completo historial de toda actividad que se haga en un archivo dentro del software de gestión de documentos. En ello se incluyen acciones como la creación, cambio, copia, movimiento y eliminación de documentos.

Así las organizaciones se benefician de la posibilidad de identificar procesos que no son necesarios, previniendo violaciones a nivel de seguridad y cumpliendo con los estándares de cumplimiento de normas.

Marcado

Este tipo de características hace posible que las organizaciones puedan ir asignando a los documentos, fechas para su vencimiento. Cuando llega el momento de la fecha, o el documento se eliminará de forma automática o la persona recibirá una notificación en la que debe deshacerse de ese archivo.

Hablamos de una característica de gran utilidad cuando se tienen que cumplir una serie de requisitos que lo que hacen es dictar la duración de la retención de los documentos en cuestión.

Anotaciones

Aquí debemos saber que las anotaciones lo que hacen es funcionar como si fueran post-it, permitiendo a los usuarios que se agregue o elimine información sobre los documentos sin que se altere de forma permanente la imagen de origen.

Seguridad

Respecto a la seguridad, debemos saber que, como nos dicen los expertos de programesdegestio.cat, existen una serie de mecanismos para la seguridad con los que se puede controlar el acceso a varias partes del sistema y una serie de acciones. Hay un permiso que lo que hace es determinar la forma en la que los usuarios van a interactuar con la información que contenga el sistema.

Un buen software de gestión de documentos tiene que permitir una serie de permisos:

A nivel departamental

La totalidad de derechos son asignados por cada departamento.

A nivel de sistema

Se establecen una serie de permisos globales que se aplican a la totalidad de grupos.

A nivel de grupo

La manera más eficiente de poder administrar la seguridad, ya que solo es necesario configurar permisos de seguridad una única vez para muchos usuarios.

A nivel de usuario

Se van a establecer permisos para los usuarios a nivel individual. Para ello es preciso una tabla de auditoría al detalle de tal forma que se comprenda lo que ocurre y así ayudar al cumplimiento a nivel legal. La tabla de auditoría nos va a mostrar un historial transaccional en el sistema que se basará en una serie de criterios.

La información de auditoría disponible deberá contar con los puntos siguientes:

Una ID, que genere el sistema para cada una de las transacciones.

Nombre del usuario, donde vendrá el nombre del usuario que hizo la transacción en concreto.

Fecha y hora, pues el día y la hora en que se hizo la transacción.

Información, donde venga detallada la transacción en cuestión.

Acción, donde se habla de la acción en concreto que se hizo.

Con todo lo que te hemos comentado, seguro que tienes claro en qué debes fijarte a la hora de valorar un software de gestión de documentos tal y como es debido, como puedes ver, no es algo complicado, pero que sí que necesita un tiempo para que la compra que hagas al final sea buena y no se cometan errores que pueden ser evitables.

Así que ya sabes, ahora te toca elegir a ti.

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