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La importancia de la digitalización de Documentos

El escaneado y la digitalización de documentos o archivos es un proceso que le permite acceder a un documento electrónico en cuestión de segundos desde cualquier punto conectado. Es la mejor manera de tener en un pequeño espacio todos los datos que tenemos en papel. Algo que viene muy bien tanto para las empresas o para las administraciones. Hoy nos ponemos en contacto con GitDoc, como empresa de digitalización certificada de documentos en Madrid, para que nos asesoren realizando una auditoría inicial en la cual se tendrán en cuenta la frecuencia de consulta de los distintos documentos para determinar el modelo a utilizar.

Documentos con pocas consultas (solo se digitalizan bajo demanda).

Documentos consultados con frecuencia (se digitalizan todos).

Se determinarán los criterios de clasificación (indexación) para facilitar y agilizar su búsqueda.

Expurgos: Se analizará la documentación que pueda ser obsoleta y se enviará al proceso de destrucción.

Este sistema reduce los costes de la digitalización de archivos y resuelve las necesidades de consulta a través del portal Web de GitDoc.

  •     Recogida de documentación y transporte
  •     Control de entrada de los bultos en instalaciones GitDoc
  •     Preparación de la documentación
  •     Digitalización de documentos
  •     Control de calidad imagen
  •     Indexación (Grabación de datos)
  •     Verificación de la grabación
  •     Puesta a disposición imágenes e índices
  •     Consulta de documentos digitalizados
  •     Destrucción de Datos
  •     Archivo de documentos

Optimización

Las herramientas de automatización de procesos de GitDoc, permiten la definición, administración, control de los flujos de trabajo y la automatización de procesos empresariales. Garantizando reducción de costes, eliminación cuellos de botella, medidas correctoras, controles de seguridad y aumento de la productividad. Y es que una empresa lo va a notar, tanto en lo económico como en lo material de espacio.

Así, esta empresa de digitalización certificada de archivos y documentos en Madrid integra la solución GitDoc y los servicios que ofrece de una manera no intrusiva con el ERP de cualquier compañía y permite controlar el flujo completo de las facturas recibidas. Además, si se requiere, posibilita el acceso a la información de modo seguro y en cualquier lugar a través del Portal Web de GitDoc.

Servicios integrales

Para avanzar en la nueva era digital, las empresas necesitan las ventajas de utilizar la Tecnología Cloud, junto a una adecuada aplicación de las técnicas en Gestión Documental que ayudarán a las entidades a gestionar su información permitiendo aumentar la calidad de sus procesos y orientándolas hacia la transformación digital.

Además es importante la gestión documental. Estamos hablando de la integración de las soluciones que tradicionalmente se habían desarrollado de forma independiente para satisfacer las diferentes demandas de la gestión documental, que principalmente son: la captura e indexación de documentos, la recuperación de la información, la gestión de contenidos, y la automatización de flujos de trabajo (distribución de tareas, seguimiento y archivado).

Automatización

La Optimización y automatización de procesos empresariales garantizan reducción de costes, eliminación cuellos de botella, medidas correctoras,  controles de seguridad y aumenta la productividad. La automatización de procesos empresariales de GitDoc vincula personas, documentos y servicios electrónicos acortando los procesos y compartir las cargas de trabajo.

Al escanear todos los papeles, te permiten la incorporación de más de 200 formatos de documentos diferentes.
 Soporte Papel

 

Los documentos se incorporan mediante técnicas de escaneado.

  • El motor es conectable a cualquier escáner compatible del mercado.
  • La imagen es tratada hasta conseguir la máxima calidad.
  • El archivo de imagen se comprime en múltiples formatos (TIFF, JPG,GIF, etc.)

Consulta de documentos

Cuando tenemos un montón de datos, nos cuesta mucho encontrar la información. Y si lo tenemos en cientos y cientos hojas, pues lo mejor es tenerlo digitalizado. Así se distingue los siguientes tipos de búsquedas: información estructurada, no estructurada “texto libre” o la combinación de ambas, además permite el acceso descentralizado de la información a través de sus múltiples servidores.

Beneficios

  • Portal de recepción y emisión de factura electrónica.
  • Portal del proveedor gestión de proveedores, altas, bajas, incidencias.
  • Portal gastos de empleado y solicitud de viajes.
  • Soluciones de Digitalización y Captura automática de facturas.
  • Workflow de Aprobación de facturas recibidas, cuadre y contabilización en su ERP.
  • Servicios BPO para la gestión de incidencias, atención empleados y proveedores.
  • Ahorro de costes de hasta el 40%.
  • Sin inversión inicial, solo paga por factura gestionada.
  • Contabilización automática en su ERP.
  • Transformación de costes fijos en variables.

Y con todos estos datos, ahora tienes que saber que una empresa te puede ayudar a sacar adelante la empresa. Y es que la digitalización es la mejor manera de tenerlo todo controlado

 

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